Przejęcie księgowości — zmiana biura bez przestojów
Zmiana biura rachunkowego jest prostsza, niż się wydaje: możliwa w dowolnym miesiącu, także z zaległościami. Po Twojej stronie są cztery kroki — poniżej znajdziesz je razem z gotowym wzorem wypowiedzenia i listą dokumentów.
Co robisz Ty, a co my
Po Twojej stronie
- Wypowiadasz umowę obecnemu biuru. Gotowy wzór wypowiedzenia znajdziesz niżej.
- Podpisujesz umowę z nami — zdalnie, bez wizyty w biurze.
- Udzielasz pełnomocnictw UPL-1 (Urząd Skarbowy) i ZUS-PEL (ZUS) oraz uprawnień w KSeF. Poprzedniemu biuru je odwołujesz.
- Przekazujesz nam dokumenty odebrane od poprzedniego biura — według listy.
Po naszej stronie
- Ustalamy datę przejęcia na podstawie okresu wypowiedzenia z Twojej umowy.
- Podajemy dokładną listę dokumentów, o które poprosić poprzednie biuro.
- Sprawdzamy stan otwarcia: przychody i koszty narastająco, rozliczenia VAT, środki trwałe i to, czy wszystkie deklaracje zostały złożone.
- Przejmujemy bieżące rozliczenia i korespondencję z urzędami.
- Porządkujemy zaległości, jeśli są — łącznie z przygotowaniem czynnego żalu, gdy jest potrzebny.
Jak to wygląda w czasie
- Zgłoszenie
Wypełniasz formularz lub dzwonisz. Ustalamy zakres, cenę według cennika i planowaną datę przejęcia.
- Okres wypowiedzenia
Najczęściej jest to miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca. W tym czasie podpisujesz z nami umowę i pełnomocnictwa, a poprzednie biuro rozlicza ostatni okres.
- Dzień przejęcia
Zwykle pierwszy dzień miesiąca po zakończeniu wypowiedzenia. Przenosimy dane narastające od początku roku i weryfikujemy stan otwarcia.
- Pierwsze zamknięcie miesiąca
Dokumenty za pierwszy miesiąc dostarczasz do 5. dnia miesiąca następnego. Dostajesz informację, ile i do kiedy zapłacić podatek i składki.
Wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym
Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Zanim wyślesz, sprawdź w swojej umowie okres wypowiedzenia i wymaganą formę wypowiedzenia (np. pisemna, e-mail).
[Miejscowość], [data] [Imię i nazwisko / nazwa firmy] NIP: [NIP] [Nazwa biura rachunkowego] [Adres biura] Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych Niniejszym wypowiadam umowę o świadczenie usług księgowych zawartą w dniu [data zawarcia umowy], z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w umowie. Proszę o: 1. rozliczenie okresów do dnia rozwiązania umowy zgodnie z jej postanowieniami, 2. przygotowanie i wydanie dokumentacji, w tym ewidencji za bieżący rok podatkowy, rejestrów VAT, wysłanych plików JPK_V7 wraz z UPO, ewidencji środków trwałych, kopii złożonych deklaracji podatkowych i ZUS z potwierdzeniami wysłania [oraz dokumentacji kadrowo-płacowej] — w terminie wynikającym z umowy, 3. potwierdzenie daty rozwiązania umowy w odpowiedzi na to wypowiedzenie. Z poważaniem [podpis]
Wzór ma charakter pomocniczy i nie zastępuje postanowień Twojej umowy — jeżeli przewiduje ona inne warunki wypowiedzenia, stosuje się warunki umowy.
Lista dokumentów do odebrania
Zaznaczaj pozycje, które już masz. Listę możesz też wydrukować albo zapisać jako PDF i przesłać poprzedniemu biuru.
Pełnomocnictwa — jak odwołać poprzednie
Udzielenie nowego pełnomocnictwa nie unieważnia automatycznie poprzedniego. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1) odwołuje się formularzem OPL-1, pełnomocnictwo w ZUS — na platformie eZUS, a uprawnienia poprzedniego biura w KSeF cofasz w Krajowym Systemie e-Faktur. Podpowiemy, co i gdzie kliknąć.
A jeśli są zaległości
Przejmujemy również rozliczenia zaległe i porządkujemy nieuzupełnione miesiące. Zaległe okresy rozliczane są według tych samych jawnych stawek miesięcznych co bieżąca obsługa — cennik jest w tym zakresie taki sam. Jeśli konieczne jest złożenie zaległych deklaracji, przygotowujemy także czynny żal. Korekty okresów sprzed rozpoczęcia współpracy wyceniamy indywidualnie.
Kiedy warto zmienić biuro
- nie wiesz z góry, ile zapłacisz — faktury różnią się co miesiąc bez wyjaśnienia,
- informację o wysokości podatku dostajesz na dzień przed terminem płatności,
- na pytania czekasz tygodniami albo trafiasz za każdym razem na inną osobę,
- pojawiły się wezwania z urzędu lub korekty wynikające z błędów biura,
- biuro nadal wymaga dostarczania papierów osobiście, mimo że wszystko masz cyfrowo.
Czego nie musisz robić
Nie musisz informować urzędu skarbowego o zmianie biura rachunkowego ani aktualizować z tego powodu wpisu w CEIDG. Zmiana dotyczy Twojej relacji z usługodawcą, a nie statusu podatnika. Aktualizacji wymaga jedynie adres przechowywania dokumentacji, jeżeli był wskazany w CEIDG i faktycznie się zmienia.
Zmiana biura — najczęstsze pytania
Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Tak. Przejęcie ksiąg jest możliwe w dowolnym miesiącu — nowe biuro przenosi dane narastające od początku roku podatkowego. Nie trzeba czekać do stycznia ani zamykać działalności.
Jakie dokumenty odebrać od poprzedniego biura rachunkowego?
Ewidencję przychodów lub KPiR za bieżący rok, rejestry VAT i wysłane pliki JPK_V7, ewidencję środków trwałych, kopie złożonych deklaracji podatkowych i ZUS oraz dokumentację kadrową, jeśli zatrudniasz pracowników. Warto też uzyskać potwierdzenia wysyłki deklaracji.
Czy trzeba zgłaszać zmianę biura rachunkowego do urzędu skarbowego?
Nie. Zmiana biura nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego ani aktualizacji wpisu w CEIDG. Konieczne jest natomiast udzielenie nowemu biuru pełnomocnictw UPL-1 i ZUS-PEL oraz odwołanie pełnomocnictw poprzednich. Aktualizacji w CEIDG wymaga jedynie zmiana adresu przechowywania dokumentacji, jeśli był tam wskazany.
Ile kosztuje przejęcie zaległych rozliczeń?
W Heron Księgowość zaległe miesiące rozliczane są według tych samych stawek miesięcznych co bieżąca obsługa, zgodnie z jawnym cennikiem — bez dodatkowej opłaty za sam fakt przejęcia. Korekty okresów sprzed rozpoczęcia współpracy wyceniane są indywidualnie.
Jaki jest okres wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym?
Zależy od konkretnej umowy — najczęściej jest to miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Warto sprawdzić także termin wydania dokumentacji po rozwiązaniu umowy oraz to, czy rozliczenie roczne za bieżący rok wchodzi w zakres usług.
Zacznijmy przejęcie
Zaznacz kilka odpowiedzi w formularzu — ustalimy datę przejęcia i powiemy dokładnie, jakie dokumenty odebrać. Wolisz porozmawiać? Zadzwoń: +48 572 950 225.