Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest HERON Mateusz Czapliński prowadzący działalność gospodarczą pod adresem ul. Nad Stawem 7, 80-454 Gdańsk, NIP 9571205651, REGON 545434245 (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@heron-ksiegowosc.com, tel. +48 572 950 225 lub pisemnie na adres siedziby.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie zachodzą przesłanki z art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

2. Jakie dane zbieramy

Formularz kontaktowy: zaznaczone odpowiedzi o działalności (forma opodatkowania, status VAT, przybliżona liczba dokumentów i osób zatrudnionych, potrzebne usługi, planowany termin rozpoczęcia), adres e-mail albo numer telefonu — w zależności od wybranego sposobu kontaktu — oraz, jeśli je podasz, imię, NIP, preferowaną porę rozmowy i dodatkową wiadomość. Obowiązkowy jest wyłącznie jeden kanał kontaktu; pozostałe dane są dobrowolne. Jeżeli przejdziesz do formularza z kalkulatora, przekazywane są także wartości wpisane w kalkulatorze i wyliczony szacunek.

Korespondencja e-mail i telefoniczna: dane, które sam przekażesz w treści wiadomości lub rozmowy, a przy kontakcie telefonicznym także numer telefonu, z którego dzwonisz. Rozmów nie nagrywamy.

Klienci biura: w ramach umowy o świadczenie usług księgowych przetwarzamy dane niezbędne do prowadzenia rozliczeń, w tym dane identyfikacyjne, kontaktowe i rozliczeniowe, a w zakresie obsługi kadrowej — dane pracowników i zleceniobiorców Klienta, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania.

Logi serwera: techniczne dane połączenia (adres IP, typ przeglądarki, żądany adres, czas) przetwarzane przez dostawcę hostingu.

Prosimy o nieprzesyłanie w formularzu danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), na przykład informacji o stanie zdrowia. Formularz nie jest do tego przeznaczony.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie i kontakt handlowy — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona przez wysłanie formularza z zaznaczonym oświadczeniem) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy).
• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym wynikających z przepisów podatkowych, o rachunkowości oraz z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, identyfikacja i weryfikacja klienta) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

Nie przetwarzamy danych w celach marketingowych i nie prowadzimy newslettera. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ani nie profilujemy.

4. Okres przechowywania

• Korespondencja niezakończona zawarciem umowy — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a następnie usuwana.
• Dane klientów — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami: co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (przepisy podatkowe) oraz 5 lat od zakończenia relacji gospodarczej (przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).
• Dane niezbędne do obrony przed roszczeniami — do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
• Logi serwera — zgodnie z polityką dostawcy hostingu, przez okres niezbędny do celów technicznych i bezpieczeństwa.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania lub które przetwarzają dane na podstawie przepisów prawa:

• Netlify, Inc. — hosting serwisu i obsługa zgłoszeń z formularza kontaktowego,
• dostawca poczty elektronicznej — obsługa korespondencji,
• dostawca oprogramowania księgowego — w zakresie obsługi klientów biura,
• organy publiczne (Urząd Skarbowy, ZUS, Generalny Inspektor Informacji Finansowej) — gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa,
• doradcy prawni oraz podmioty świadczące usługi IT — w niezbędnym zakresie.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług Netlify, Inc. (podmiot z siedzibą w USA) może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG. Odbywa się to na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, o których mowa w art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

Realizacja niektórych praw może być ograniczona, jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego — dotyczy to zwłaszcza dokumentacji podatkowej i dokumentacji wymaganej przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, której Administrator nie może usunąć przed upływem ustawowego terminu.

Wniosek wystarczy przesłać na adres biuro@heron-ksiegowosc.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.

8. Prawo skargi

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Podanie danych w ramach umowy o świadczenie usług księgowych jest warunkiem jej zawarcia, a w zakresie wynikającym z przepisów podatkowych i przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy — obowiązkiem ustawowym.

10. Pliki cookies i bezpieczeństwo

Serwis nie stosuje plików cookies ani narzędzi analitycznych — szczegóły w Polityce cookies. Połączenie z serwisem jest szyfrowane protokołem HTTPS. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do danych i szyfrowanie transmisji.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów lub zakresu przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.

Wersja z 8 września 2026 r.